Dans le secteur de l’immobilier, la sécurisation des données personnelles est primordiale, notamment dans le cadre des candidatures locatives et des assurances loyers impayés. Cette démarche garantit la protection des informations personnelles des candidats et des locataires, tout en respectant les réglementations en vigueur.
Un référentiel adopté par la CNIL le 6 mai 2021 encadre les traitements des données à caractère personnel dans la gestion locative. Il vise à guider les professionnels de l’immobilier et les bailleurs sur les principes essentiels de la protection des données, en réponse aux évolutions numériques. Consultez le référentiel ici.
FACI’LOC : Une solution innovante pour sécuriser les données traitées
Avec l’outil de gestion des candidatures FACI’LOC, le département immobilier de Filhet-Allard accompagne les professionnels depuis plus de quatre ans pour intégrer les meilleures pratiques en matière de protection des données et d’assurances en immobilier.
Les points forts de FACI’LOC :
- Sécurité des données : FACI’LOC garantit une protection optimale des informations personnelles, conforme au RGPD et à la loi «Informatique et Libertés» modifiée.
- Adaptabilité : Intégration fluide dans les flux de travail des utilisateurs, qu’il s’agisse de lots sous garantie ou non.
- Intuitivité : Une ergonomie pensée pour s’adapter aux différentes organisations des clients.
Recommandations pour une gestion sécurisée des données dans l’immobilier
1. Collecte des données personnelles
Lors de la gestion locative ou pour souscrire une assurance loyers impayés, il est crucial de collecter uniquement les données nécessaires, telles que :
- Revenus et emploi (bulletins de salaire, contrats de travail).
- Identité (nom, prénom, adresse, etc.).
- Historique locatif (références de précédents bailleurs).
- Informations bancaires (RIB).
- Avis d’imposition.
Bonnes pratiques :
- Informez les candidats sur la finalité de la collecte des données (évaluation de solvabilité, souscription d’assurance, etc.).
- Limitez la collecte aux informations indispensables.
2. Stockage et traitement des données
- Chiffrez les données personnelles pendant leur transfert et leur stockage.
- Limitez l’accès aux informations aux seules personnes habilitées (propriétaires, gestionnaires, assureurs voire les candidats à la location pour le dépôt de leurs seuls documents).[VS1]
- Définissez une durée de conservation précise selon les indications du référentiel de la CNIL et supprimez ou anonymisez les données après leur utilisation.
3. Sécurisation des échanges
- Utilisez des plateformes sécurisées pour partager des informations personnelles voire sensibles.
- Évitez les envois non sécurisés (e-mails sans chiffrement et mot de passe, par exemple).
4. Partage avec les assureurs
- Limitez le partage des données aux seules informations nécessaires pour l’évaluation de solvabilité ou le traitement du dossier d’assurance.
- Vérifiez que les assureurs respectent également les normes de protection des données.
5. Respect des droits des personnes concernées
Obtenez le consentement explicite des candidats et locataires pour collecter et traiter leurs données personnelles.
Informez les également de leurs droits, notamment :
- Accès, rectification, suppression ou portabilité de leurs données.
- Limitation du traitement des données.
- Opposition au traitement dans certaines situations.
6. Sécurisation des plateformes en ligne
Assurez-vous que votre plateforme de gestion locative garantisse un niveau de sécurité adapté aux données traitées (chiffrement, politique de protection des données personnelles, etc.).
Une gestion immobilière conforme aux normes de protection des données
En adoptant des outils comme FACI’LOC et en suivant les meilleures pratiques, les professionnels de l’immobilier peuvent garantir une protection renforcée des données personnelles. Cela contribue à renforcer la confiance des bailleurs, locataires et assureurs tout en se conformant aux exigences légales en matière de protection des données et d’assurances en immobilier.
Vous êtes un professionnel de l’immobilier ?
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